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Dematerializzazione dei documenti cartacei e digitalizzazione, come affrontarla

Di 11 Settembre 2019

La digital trasformation ha fatto emergere la necessità di ottenere i documenti in versione digitale, rendendoli validi a tutti gli effetti di legge. I documenti cartacei sono stati sottoposti alla cosiddetta dematerializzazione, cosa si intende?

La differenza tra dematerializzazione e digitalizzazione

Oggi molte aziende, pubbliche e private, conservano nei propri archivi documenti cartacei, mentre i più recenti sono già in formato digitale, ossia “digitalizzati”. I primi citati vengono sottoposti alla “dematerializzazione”, la procedura che ne sostituisce la versione cartacea in digitale, producendo un documento digitale in grado di supplire a tutti gli effetti di legge l’originale documento cartaceo.

Gli obiettivi della dematerializzazione sono:

  • la conservazione digitale, necessaria a preservare i file per gli anni richiesti dalla normativa di riferimento;
  • la condivisione in maniera rapida e funzionale delle informazioni.

L’insieme di procedure informatiche che riguardano l’archiviazione dei documenti digitali si definisce “conservazione sostitutiva”. Tale sistema attribuisce valore legale, civile e fiscale al documento digitale, il quale a tutti gli effetti è equiparato a quello cartaceo. 

Come avviene la dematerializzazione? 

Il processo di dematerializzazione richiede l’utilizzo di alcuni strumenti digitali quali scanner o smartphone, e soluzioni software più o meno avanzate volte a catturare l’immagine digitale di un documento e inviarla a un sistema centralizzato per la gestione e conservazione. 

Questo processo, seppur in grado di generare vantaggi a livello di conservazione documentale e salvaguardia delle risorse, pone delle criticità.

Problematiche emergono, ad esempio, quando il documento contiene:

I vantaggi, invece, riguardano:

  • ricerca e consultazione dei documenti rapida e intuitiva;
  • ottimizzazione dei costi di gestione con conseguente risparmio economico;
  • semplificazione dei servizi offerti al cittadino, per la Pubblica Amministrazione;
  • accesso sicuro alle informazioni grazie a sistemi di protezione dei dati;
  • rispetto delle linee guida dell’Agenda Digitale Italiana, per la PA.

I documenti informatici vengono sempre generati in formato immagine PDF o TIFF, non è ancora usanza generarli in un formato elaborabile come XML, che rende automaticamente modificabili i documenti, aumentando significativamente i benefici.

Il processo di dematerializzazione può concludersi con la distruzione dei documenti originali cartacei oppure con l’archiviazione in depositi/magazzini secondo logiche di conservazione a norma dei documenti rilevanti e di ottimizzazione dei processi di ricerca degli originali.

Per loro natura intrinseca, documenti come contratti o scritture private non dovrebbero essere dematerializzati. Come descritto nei paragrafi precedenti, i documenti che contengono firme digitali dovrebbero essere mantenuti in forma cartacea per garantire la validità della firma del firmatario. 

Un’ alternativa possibile è digitalizzare dal principio il documento, ossia producendolo in digitale e sottoscrivendolo con firma digitale o con firma elettronica avanzata, quale per esempio la firma grafometrica.

Digitalizzazione in Coopservice

Coopservice offre, alle amministrazioni pubbliche, un servizio di dematerializzazione e gestione documentale che garantisce la tracciabilità complessiva dei procedimenti attraverso il trattamento elettronico di tutte le informazioni attinenti. Il sistema rende possibile l’attivazione di nuovi canali di comunicazione con i cittadini, le imprese, gli enti e i professionisti, che possono inoltrare richieste di consultazione o di produzione di copie dei documenti direttamente in via telematica al gestore. Questa soluzione consente, da una parte di alleggerire notevolmente il carico di lavoro dell’amministrazione e dall’altra di snellire le procedure, migliorare il livello di servizio e i tempi di risposta per l’utente. Un esempio concreto è la dematerializzazione delle pratiche catastali e dei permessi edilizi che vengono acquisiti digitalmente e archiviati nel sistema, per essere resi disponibili a chi ne fa richiesta in tempi e modi notevolmente più semplici e immediati..

Coopservice applica modelli di digitalizzazione anche all’interno della propria impresa. Un esempio è il nuovo portale Coopservice Community, accessibile via web e App, attraverso il quale l’azienda gestisce la comunicazione interna con gli oltre 15.000 dipendenti. I lavoratori possono ricevere e consultare i propri documenti aziendali (come buste paga, CU, prestito sociale) direttamente in formato digitale all’interno della propria area riservata, oltre ad accedere alle informazioni relative alle iniziative aziendali e alle opportunità di welfare. Questa scelta ha consentito a Coopservice di risparmiare i costi di produzione e postalizzazione dei documenti cartacei, di ridurre il consumo di carta a vantaggio dell’ambiente, di velocizzare i tempi della comunicazione a/da i propri dipendenti.